Referat fra Bestyrelsesmødet 17. april 2023

Deltagere:
Anne-Marie Jensen AMJ, fast medlem som foreningens Nygårds kasserer
Arne H. Blom AB (medlem af FU, valgt 2022)
Birgitte Romme BR, fast medlem som foreningen Nygårds bookingansvarlige
Christian Fischlein CF (medlem af FU genvalgt 2023)
Elisabeth Vestergaard EV (udpeget af bestyrelsen)
Gudrun Løkke GL (medlem af FU som suppleant genvalgt 2023)
Hanne Risgaard HR (udpeget af bestyrelsen)
Inge Gillesberg IG (observatør, Naturstyrelsen)
Inge Matzen IM (medlem af FU som suppleant genvalgt 2022)
Tamira Mariann Jørgensen TMJ ( Sønderborg provsti) -
Tanja Zeba Horst TZH – (udpeget af bestyrelsen )
Asta Broesby-Olsen ABO ( medlem af FU genvalgt 2022 og formand 2010- ) – mødeindkalder /-leder

 

Referat

Det blev taget billeder af bestyrelsen, da alle var mødt frem. Her selfie – fællesbilledet med alle 12 bestyrelsesmedlemmer.

Kommende møder:

Ekstraordinær generalforsamling i efteråret, dato følger – se nærmere i referatet punkt 6.

Næste møde:
mandag 30. oktober 2023 kl. 15 (Ok kalender)

  1. Orientering om, hvad der er sket siden vores sidste bestyrelsesmøde 26. oktober 2022:
    Taget til efterretning.                                           

2. Byggesager /forbedringer /vedligeholdelse og anskaffelse: 

Pergola- renovering (Christian og Gudrun)

Gudrun fortalte om projektet. Var glad for at det lykkedes at få egnede stammer Nygårds nærområde.

3. Planlagte projekter / opgaver: 

Trappen ned til stranden: Christian fortalte at trappen var blevet renoveret for 5-6 år siden. Men skrænten skrider pga. vand, så det er nødvendigt med mellemrum at renovere og stabilisere trappen. 

Renoveringen af trappegangen med ny gulvbelægning er udskudt til januar 2025 på baggrund af usikkerhed om økonomien. Vi vil søge tilskud hertil. – Taget til efterretning.

Maling af vægge og lofter i spisestuen og salen har FU planlagt til januar 2024. – taget til efterretning

4. Aktiviteter på Nygård 

Udlejningen: Status ved Birgitte Romme: Det går fint. Udlejningen er på samme niveau som før Coronaen. 

FU har på mødet 12. april vedtaget, at vi fremover kun booker et år frem, dvs. indeværende år + et år

Arrangementer:

Afholdte:

Velbesøgt foredrag om Flensborg 4. marts 2023 – taget til efterretning. 

6. april - 10. april 2023: Påskeudstilling 2023: Udstillerne var Ken Denning (billeder) og Karin Blach Nielsen (keramik). Begge kunstnere er født og opvokset i Nordborg.

I alt 384 besøgende
Christian fortalte om ophængningen.
Anne-Marie: der er et overskud på omkring 4000 kr.

Kommende:   

FolkBalticakoncert torsdag 11. maj 2023 – taget til efterretning


Tiltag for de frivillige.

Frivilligaftenen 27. januar 2023 med temaet Sverige forløb fint med 46 deltagere – taget til efterretning. 

Der er planlagt Udflugt til Flensborg og Museumsberg tirsdag 9. maj 2023 Guide i bussen bliver Hans Christian Davidsen, kulturredaktør på Flensborg Avis

Der er 32 tilmeldte.

Nygård giver et tilskud til udflugten på op til 10.000 kr. – taget til efterretning

 

5. Økonomi og budget 2023 ved Anne-Marie Jensen 

FU har netop modtaget melding fra Fyre- og brændegruppen ved tovholder Ole Andersen om Varmesituationen på Nygård.

Konklusion: Fyring med både træ og piller kan fortsætte til og med vinteren 23-24 måske en anelse længere. Derefter er det formentlig ren pillefyring. Der kan dog købes forarbejdet træ til skyhøje priser (lidt usikkert).

Inge Gillesberg meldte i relation hertil ud, at det ikke umiddelbart vil være muligt at få udpeget træ til fældning, ej heller fældede stammer.

Hvis det igen bliver nødvendigt at forhøje lejeprisen, blev det foreslået, at man kunne kalde det pilletillæg.

 

6. Brug af statsautoriseret eller registreret revisor 

FU ønsker drøftet, hvorvidt det er nødvendigt fremover at have en statsautoriseret revisor, sådan som det er fastlagt i vedtægterne.

”§ 31 Regnskabet revideres af en af bestyrelsen udpeget statsautoriseret eller registreret revisor inden fremlæggelse på generalforsamlingen”

Udgiften i år var på 12.875 kr.
Kendskab til at andre foreninger med tilsvarende økonomi klarer sig med en økonomisk kyndig person som revisor. (F.eks. Havnbjerg Genbrug og Kafé 93)

Evt. kunne der være tale om 2 revisorer (frivillige –ulønnede)

Bestyrelsen tilslutter sig FUs forslag om at regnskabet fremover revideres af 2 valgte, uvildige og kompetente revisorer.

Det blev forslået at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, således at vedtægtsændringen kan træde i kraft ved revisionen af indeværende års budget ved årsskiftet 2023 /24.

 

7. Opfølgning på gruppearbejdet om Nygårds fremtid og generationsskifte efter generalforsamlingen.
torsdag 30. marts 2023 mødtes Arne, Christian og Asta med Tanja Zeba for at følge op på opsamlingen fra gruppearbejdet (fil vedhæftet dagsorden).

Det blev til 2(3) projekter:                                 

1. Det videre arbejde (bilag vedhæftet dagsorden)                             

1. opgave): En høring af alle arbejdsgrupper 

FU har på mødet 12. april drøftet, hvorledes arbejdsgrupperne kunne involveres. Alt det der fungerer godt, skal selvfølgelig ikke ændres, men det kan være hensigtsmæssigt at få områderne beskrevet samt dels at få fanget op, hvad der måtte være af problemer dels at se om noget kan gøres enklere og mere hensigtsmæssigt.

FU vedtog, Asta skriver til tovholderne for arbejdsgrupperne om temaerne og beder om tilbagemelding.

Herudover indkalder FU inden for de næste par måneder til et stormøde om temaerne. 

Taget til efterretning.

2. opgave): Selve organisationen

FU har haft en lang drøftelse af tankerne bag den nuværende organisation, som de fleste FU-medlemmer kunne se hensigten med efter forklaring.
Nygårds mange funktioner og arbejdsområder – og deraf følgende mange arbejdsgrupper - gør det vanskeligt at lave en bestyrelsesmodel, hvor alle arbejdsgrupper er repræsenteret, som foreslået fra gruppearbejdet.

FU fremhævede behovet for en næstformand.

Bestyrelsen drøftede baggrunden for den nuværende bestyrelsesmodel og det var stort set enighed om, at den er velegnet til netop Nygård.

Næstformand-forslaget blev drøftet. Det blev nævnt, at den største fordel kunne være at formand og næstformand kunne udgøre et makkerpar, der kunne deles om ledelsesopgaverne.

Ændringer i strukturen, f.eks. med valg af næstformand kræver vedtægtsændring. 

Om bestyrelsen står der pt. således i vedtægterne:

Bestyrelsens opgaver

  • 20 stk. 1 Bestyrelsen konstituerer sig ved første møde efter den ordinære generalforsamling med en formand. Mødet afholdes senest en måned efter generalforsamling.
  • 20 stk. 2 Formanden skal have lokal forankring, tage del i den daglige ledelse og engagere sig i den daglige drift.
  • 21 Det er bestyrelsens opgave at skabe rammerne for og tilse, at foreningens formål bliver opfyldt, at indgåede aftaler og kontrakter med samarbejdspartnere følges, at være ambassadører for foreningen samt at være inspirationskilde og sparringspartner for foreningen.
  • 22 Bestyrelsen modtager ikke vederlag, men udlæg for ophold og transport i forbindelse med bestyrelsens møder kan refunderes, forudsat, at foreningen har økonomiske midler til det. 

2. Handleplan for rekruttering af nye frivillige ( bilag vedhæftet dagsordenen)

FU har drøftet planen i store træk og vedtaget:

  • Gudrun udarbejder i løbet af de næste måneder en folder henvendt til nye frivillige
  • Arne har kontaktet JydskeVestkysten og Ugeavisen om at skrive om generationsskiftet på Nygård.

Folder: Når folderen er færdig, foreslås det, at den slås op/ lægges frem i personalekantiner på henholdsvis Danfoss og Linak. Flere bestyrelsesmedlemmer vil gerne være behjælpelig hermed (Tanja- flere?)

Artikel i JydskeVestkysten: Hanne vil kontakte Henriette fra JydskeVestkysten og opfordre til at imødekomme Arnes henvendelse.
De er i skrivende stund aftale møde på Nygård 25. april med Henriette + fotograf, Birgitte, Ole, Arne og Asta.

Alle er opmærksomme på at prikke relevante personer til Nygård.

I det hele taget var der en god og konstruktiv drøftelse af hele problematikken

Generationsskifte også i bestyrelsen: Hanne Risgaard meldte ud, at hun træder ud af bestyrelsen ved generalforsamlingen 2024. Asta har kontakt til et potentielt nyt bestyrelsesmedlem. 

8. Evt. Intet